Dlaczego warto weryfikować kontrahenta?

Swoboda działań podejmowanych przez przedsiębiorcę w warunkach wolnego rynku nie jest absolutna. Źródło jej ograniczeń stanowią przede wszystkim normy prawne nakładające na podmioty gospodarcze szereg obowiązków lub regulujące ich odpowiedzialność: karną, skarbową i podatkową. W przypadku postępowania, które te normy narusza, przedsiębiorca może ponieść negatywne konsekwencje – nawet wówczas, gdy nie był on świadomy spoczywających na nim obowiązków. W obliczu możliwych konsekwencji niezwykle ważne jest, by działania przedsiębiorcy cechowały się ostrożnością, a także by każdą ważną decyzję poprzedzała jej drobiazgowa analiza.

Nie inaczej rzecz się ma w przypadku wyboru partnerów biznesowych. Weryfikacja kontrahenta powinna być w takiej sytuacji nieodłącznym elementem procesu decyzyjnego. W artykule wskazujemy, dlaczego przedsiębiorca powinien sprawdzić wiarygodność podmiotu, z którym zamierza wejść w relacje biznesowe, a także jakie metody może wykorzystać w toku weryfikacji.

Dlaczego sprawdzanie wiarygodności firmy jest konieczne? Potencjalna strata

Zacznijmy od kwestii najbardziej oczywistej, czyli od finansowego aspektu postępowania nieuczciwego kontrahenta. W sytuacji, gdy druga strona zawieranej transakcji nie wywiąże się ze swojego zobowiązania, przedsiębiorca najpewniej poniesie stratę finansową. Do straty dojdzie zarówno w przypadku nieotrzymania zamówionych towarów i usług, jak i wówczas, gdy kontrahent nie zapłaci umówionej ceny.

Weryfikacja kontrahenta okaże się szczególnie ważna, jeśli dany podmiot gospodarczy często udziela swoim partnerom tzw. kredytu kupieckiego, tj. uprawnienia do odroczonego terminu zapłaty. Wskutek nieuczciwego działania kontrahenta może wówczas dojść do zatoru płatniczego, czyli sytuacji, w której nagromadzenie zadłużeń uczciwego przedsiębiorcy negatywnie oddziałuje na jego partnerów i całe powiązane z nim otoczenie biznesowe.

Sprawdzanie kontrahenta a zagadnienia prawne

Weryfikacja kontrahenta jest istotna nie tylko z perspektywy ekonomicznej, ale również prawnej. Przedsiębiorca, zamierzając wejść w relacje biznesowe z nowym, nieznanym partnerem biznesowym, powinien wykazać się należytą starannością w zakresie weryfikacji, w przeciwnym razie naraża się na dotkliwe sankcje. Omówmy kolejno najważniejsze typy odpowiedzialności związane z nieuczciwym postępowaniem kontrahenta.

• Odpowiedzialność karna

Możliwe sankcje karne dla podmiotu, który nie podejmie czynności weryfikacyjnych w stosunku do kontrahenta, wynikają z przepisów art. 270a, 271a i 277a Kodeksu karnego, które dotyczą przestępstw fałszowania faktur. Przestępstwa te należą do przestępstw umyślnych – w trakcie postępowania oskarżyciel powinien dowieść, że przedsiębiorca zamierzał je popełnić (zamiar bezpośredni) albo przewidując ich popełnienie, godził się na nie (zamiar ewentualny). Udokumentowany proces weryfikacji stanowi w takiej sytuacji mocny argument przeciwko oskarżeniu i zabezpiecza uczciwego przedsiębiorcę przed odpowiedzialnością.

Weryfikacja kontrahenta może zostać udokumentowana np. za pomocą specjalnego raportu informacyjnego o danej firmie, który przeprowadzany jest na zlecenie przedsiębiorcy. Należy przy tym pamiętać, że sporządzenie raportu jest usługą odpłatną, a jej koszt zależny jest od zakresu weryfikacji oraz rodzaju podmiotu weryfikowanego (sprawdzenie firmy zagranicznej może być droższe niż weryfikacja kontrahenta krajowego).

• Odpowiedzialność karnoskarbowa

Odpowiedzialność karnoskarbową regulują przepisy Kodeksu karnego skarbowego. Z interesującym nas zagadnieniem związane są w szczególności przepisy art. 56 i 76 ustawy, które dotyczą kolejno: oszustwa podatkowego i bezpodstawnego zwrotu podatku. Podobnie, jak w przypadku przestępstw uregulowanych w Kodeksie karnym, czyny zabronione określone we wskazanych dwóch przepisach należą do przestępstw umyślnych. Sprawdzanie kontrahenta może zatem okazać się istotne w trakcie postępowania dowodowego.

• Odpowiedzialność podatkowa

W przypadku prawa podatkowego doniosłość weryfikacji kontrahenta wynika w szczególności z przepisów art. 88 ust. 3a pkt 4 oraz art. 105a ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług. W pierwszym ze wskazanych artykułów uregulowano sankcję w postaci uniemożliwienia podatnikowi odliczenia podatku VAT z faktur i dokumentów celnych. Ujmując rzecz ściślej: jeśli w toku kontroli organ podatkowy uzna, że podatnik zakupił towar od tzw. znikającego podatnika lub że zakupiony towar był przedmiotem pozornych transakcji w ramach tzw. karuzeli podatkowej, a podatnik nie wykaże, że dokonał weryfikacji kontrahenta, wówczas organ odmawia mu prawa do odliczenia podatku VAT związanego z transakcją. Przepisy drugiego artykułu czynią przedsiębiorcę (kupującego) podmiotem odpowiedzialnym solidarnie za zaległości w podatku VAT, jeśli nabędzie on przynajmniej jeden towar, o którym mowa w załączniku nr 15 do ustawy.

Sprawdzanie wiarygodności firmy a dobre imię przedsiębiorcy

Powody, dla których warto sprawdzić kontrahenta, wykraczają poza kwestie o charakterze prawnofinansowym. O konieczności procesu weryfikacyjnego można również mówić w kontekście zagadnienia dobrego imienia podmiotu gospodarczego, będącego swoistym – niematerialnym – składnikiem należącego do niego przedsiębiorstwa. Jeśli w stosunku do przedsiębiorcy zostanie wszczęte postępowanie lub jeśli – co gorsza – postępowanie to zakończy się nałożeniem na przedsiębiorcę sankcji, uszczerbku może doznać jego dobre imię.

W konsekwencji podmiot naraża się na ryzyko utraty zaufania dotychczasowych kontrahentów oraz ryzyko osłabienia zdolności do pozyskiwania nowych partnerów biznesowych w przyszłości. Brak zaufania innych podmiotów może w dłuższej perspektywie mieć druzgocący wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorcy.

Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta – metody

Aby uchronić się przed negatywnymi skutkami nieuczciwości kontrahenta, należy wybrać odpowiednie metody weryfikacyjne. Należą do nich m.in.:

• Dokładne i szczegółowe sprawdzenie dowolnego podmiotu dzięki skorzystaniu z odpłatnych usług firm zajmujących się wyłącznie pozyskiwaniem i analizą danych o innych firmach – najlepiej takiej o renomowanej opinii, międzynarodowym zasięgu oraz udokumentowanym doświadczeniu na rynku pozyskiwania i analizy danych. Taką firmą na polskim i międzynarodowym rynku jest Dun&Bradstreet, który teraz umożliwia zakup swoich popularnych w ponad 200 krajach świata raportów o firmach także w Polsce przez Internet. Sprawdź ofertę na https://buy-pl.dnb.com/
• sprawdzanie wiarygodności firmy za pomocą oficjalnych rejestrów – tutaj dostęp do danych jest łatwiejszy i zazwyczaj nieodpłatny ale niestety nie możemy mieć żadnej gwarancji jakości czy aktualności szczegółowych i najważniejszych danych o firmie takich jak np. zatrudnienie czy przychody lub bilans finansowy firmy. W przypadku weryfikacji podmiotów krajowych należy skorzystać zwłaszcza z Krajowego Rejestru Sądowego oraz Centralnej Ewidencja i Informacji o Działalności Gospodarczej, zaś w przypadku podmiotów działających za granicą – z odpowiadających im rejestrów zagranicznych;
• weryfikacja kontrahenta za pomocą wykazu podatników VAT, a także w bazie podatników VAT UE;
• pozyskanie informacji z Urzędu Skarbowego;
• wystąpienie do kontrahenta z prośbą o udostępnienie listów referencyjnych;
• przeprowadzenie internetowego researchu, który obejmować będzie portale społecznościowe i fora internetowe;
• kontakt z placówką dyplomatyczną w państwie, w którym działalność prowadzi potencjalny kontrahent.

Weryfikacja kontrahenta – podsumowanie

Jak zobaczyliśmy, weryfikację kontrahenta należy uznać za niezbędny składnik działań każdego przedsiębiorcy z trzech przynajmniej perspektyw: ekonomicznej, prawnej i wizerunkowej. Z każdej z tych perspektyw brak aktywności przedsiębiorcy w zakresie procesu weryfikacyjnego wiąże się z negatywnymi konsekwencjami i osłabieniem jego pozycji rynkowej. Na zakończenie warto jeszcze wspomnieć, że ocena wiarygodności powinna każdorazowo obejmować kilka metod weryfikacji – nie zaś wyłącznie jedną z nich (wyjątkiem będzie kompleksowa ocena wiarygodności przeprowadzona przez podmiot gospodarczy zajmujący się weryfikacją firm). Zasadniczo bowiem, im więcej metod wykorzysta przedsiębiorca, tym większe prawdopodobieństwo, że ocena kontrahenta odpowiadać będzie rzeczywistości.