Jak zacząć współpracę z firmami zagranicznymi?

W obliczu uwarunkowań wolnorynkowych każdy przedsiębiorca dąży do uzyskania przewagi nad konkurentami i ustabilizowania własnej pozycji. Kluczem do osiągnięcia wskazanych celów jest oczywiście rozwój.

Nie ma jednej prostej odpowiedzi na to, jak powinien on przebiegać i co go warunkuje. W zależności od sytuacji finansowej przedsiębiorcy czy specyfiki branży może on przybierać różne formy. Niekiedy umożliwia go wprowadzenie nowego produktu na rynek, innym razem usprawnienie komunikacji z klientem. W końcu też u podstaw rozwoju może leżeć decyzja o rozszerzeniu działalności i rozpoczęciu współpracy z kontrahentami zagranicznymi.

W artykule odpowiadamy na pytanie, w jaki sposób w praktyce biznesowej inicjowana jest współpraca z zagranicznymi firmami.

Współpraca z zagranicznymi firmami – od czego zacząć?

Decyzji o rozpoczęciu poszukiwań zagranicznego kontrahenta powinna towarzyszyć drobiazgowa autoanaliza sytuacji przedsiębiorcy. Autoanaliza powinna dotyczyć nie tylko kwestii finansowych, takich jak relacja między zyskami a stratami, ale także planu rozwoju i oczekiwań co do przyszłej współpracy z kontrahentami.

Przedsiębiorca zamierzający wejść w relacje biznesowe z innymi podmiotami powinien zastanowić się nad tym, dlaczego chce te relacje zainicjować, czego będzie dotyczyć współpraca, a także co może zaoferować w zamian za określone usługi czy produkty. W kontekście ostatniej ze wskazanych kwestii należy pamiętać, że zagraniczne firmy poszukujące polskich partnerów mają często jasno sprecyzowane wymagania dotyczące współpracy, stąd przedsiębiorca już w punkcie wyjścia powinien wiedzieć, co sam może kontrahentowi zaoferować.

Oferta współpracy biznesowej z zagranicznym kontrahentem – jak ją znaleźć?

Aby znaleźć partnerów biznesowych, warto w pierwszej kolejności skorzystać z Internetu. Na stronach internetowych spotkać można oferty współpracy firm zagranicznych, poszukujących polskich kontrahentów. Oferty są publikowane np. na stronie Krajowej Izby Gospodarczej. Oprócz szukania ofert warto również przeprowadzić research na portalach społecznościowych, takich jak LinkedIn czy Facebook. Jeśli znajdziemy firmę, która z jakichś przyczyn wydaje się nam ciekawa, warto zainicjować kontakt, nawet jeśli nie znajdujemy żadnych informacji o tym, że poszukuje ona partnerów. Być może przygotowana przez nas oferta będzie na tyle atrakcyjna, że podmiot od razu zainteresuje się propozycją współpracy z nami.

W Internecie można również znaleźć informacje o wydarzeniach biznesowych, takich jak międzynarodowe targi, konferencje czy szkolenia. Tego rodzaju spotkania są zwykle dobrą okazją, by zawrzeć znajomość z przedstawicielami potencjalnych kontrahentów. Podobnie jak w przypadku ofert, informacje o wydarzeniach biznesowych znaleźć można np. na portalu Krajowej Izby Gospodarczej.

Nie zapominajmy również o możliwości skorzystania z usług specjalnych firm, które zajmują się przygotowaniem biznesowych baz danych. Korzystając z bazy, przedsiębiorca ma możliwość znalezienia kontrahenta, który odpowiadać będzie jego indywidualnym wymaganiom. Profesjonalne usługi zdobywania klientów dla przedsiębiorców świadczy firma Dun & Bradstreet – amerykańska firma wiodąca na rynku w dziedzinie danych wykorzystywanych do podejmowania decyzji biznesowych i uzyskiwania wniosków analitycznych. Obecna w ponad 200 krajach świata w tym także w Polsce.

Współpraca zagraniczna – oferty… I co potem?

Zanim podejmiemy ostateczną decyzję o rozpoczęciu współpracy z danym podmiotem, powinniśmy dokładnie go sprawdzić. Weryfikacja potencjalnego kontrahenta może polegać m.in. na:

· sprawdzeniu, czy kontrahent figuruje w rejestrach firm prowadzonych w danym kraju (czyli rejestrach będących odpowiednikami KRS-u i CEIDG);

· sprawdzeniu, czy potencjalny kontrahent jest płatnikiem podatku VAT w Unii Europejskiej;

· skorzystaniu z prywatnych firm zajmujących się danymi gospodarczymi zawodowo, które przeprowadzą dla nas analizę wskazanego podmiotu - np. skorzystaniu z raportów o firmach TUTAJ

· dotarciu do poprzednich kontrahentów podmiotu i wystosowaniu prośby o opinię;

· przejrzeniu portali społecznościowych i forów internetowych;

· poproszeniu potencjalnego kontrahenta o przedstawienie listów referencyjnych;

W obliczu ryzyka oszustwa nigdy nie powinniśmy rezygnować z działań weryfikacyjnych – nawet jeśli jesteśmy przekonani co do uczciwości potencjalnego kontrahenta.

Współpraca z zagranicznymi podmiotami? Wynegocjujmy korzystne warunki

Jeżeli w wyniku działań weryfikacyjnych zyskamy zaufanie do potencjalnego kontrahenta, a ponadto kontrahent wyraził zainteresowanie współpracą, można przejść do etapu negocjacji, którego zwieńczeniem będzie podpisanie umowy. Przedsiębiorca dążący należytego do zabezpieczenia własnych interesów biznesowych nie musi (czy może raczej nie powinien) od razu zgadzać się na zaproponowane warunki. Dopiero w sytuacji uzgodnienia przynajmniej koniecznych postanowień umownych i osiągnięciu co do nich porozumienia negocjacje mogą zostać zakończone.

Warto przy tym pamiętać, że jeśli uznajemy, że prawdopodobieństwo zawarcia umowy jest w danym przypadku wysokie, a oferta wydaje się nam atrakcyjna, możemy poprosić drugą stronę o przeprowadzenie negocjacji na wyłączność.

Współpraca z zagranicznymi podmiotami – podsumowanie

Proces pozyskiwania nowych kontrahentów zagranicznych powinien obejmować dokładną analizę sytuacji przedsiębiorcy, uwzględniającą cele przyszłej współpracy. Przedsiębiorca zdający sobie sprawę z własnych potrzeb i wymagań powinien rozpocząć poszukiwania w Internecie – oferty współpracy znaleźć można na wielu portalach internetowych, tam też publikowane są informacje o organizacji wydarzeń biznesowych: targów, konferencji, szkoleń czy seminariów.

Gdy przedsiębiorca wybierze potencjalnego kontrahenta, powinien wdrożyć proces jego weryfikacji. Dzięki niemu ograniczy ryzyko straty będącej efektem współpracy z nieuczciwym podmiotem. Zawarcie umowy powinny poprzedzać negocjacje, w trakcie których przedsiębiorca uzgodni z kontrahentem warunki wspólnego działania. Warto pamiętać, aby najważniejsze uzgodnienia zapisywać i dla bezpieczeństwa mieć je na piśmie, nie polegając wyłącznie na ustaleniach ustnych.